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⏰ So sparst du 10 Stunden pro Woche mit smarter Organisation

  • 3. Okt. 2025
  • 2 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 2. Feb.

Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen im Business – und doch verschwenden viele Selbstständige und Unternehmer:innen einen großen Teil davon mit administrativen Aufgaben. E-Mails, Rechnungen, Terminorganisation oder Ablage: Sie sind notwendig, aber selten wertschöpfend.


Aktuelle Studien zeigen: Unternehmen verbringen durchschnittlich 25–30 % ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungstätigkeiten. Das entspricht bei einer 40-Stunden-Woche rund 10–12 Stunden, die nicht direkt zum Wachstum beitragen.

Kommt dir das bekannt vor?


Viele Aufgaben werden manuell erledigt. Doppelte Eingaben, verlorene Dokumente oder unklare Zuständigkeiten bremsen den Arbeitsfluss.


smarter Organisation und Backoffice-Unterstützung sparen Zeit und Nerven
Der Hauptgrund liegt in fehlender Struktur und ineffizienten Abläufen.


Du kennst sicher diese typischen Zeitfresser?


📧 Unstrukturierte E-Mail-Kommunikation

📜 Fehlende Dokumentenablage

🤔 Unklare Verantwortlichkeiten

⌛️ Zeitaufwändige Rechnungsprozesse

🫠 Manuelle Terminverwaltung


Jede dieser Aufgaben für sich scheint klein, aber in Summe sind es viele Stunden die produktiver eingesetzt werden können.



Smarte Organisation – dein Schlüssel für Zeitersparnis


Smarte Organisation für weniger administrative Aufgaben und mehr Effizienz
Effiziente Organisation bedeutet nicht, mehr zu arbeiten, sondern klüger.


1️⃣ Nutze zentrale Tools für Ablage, Buchhaltung und Kommunikation


Wenn Informationen an verschiedenen Orten liegen, geht wertvolle Zeit beim Suchen verloren. Ein zentrales System spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Übersicht und Transparenz.


💡 Sofort umsetzbare Tipps:


  • Google Workspace: Sammle Dokumente, Mails und Kalender an einem Ort. Lege feste Ordnerstrukturen mit klaren Namenskonventionen an.

  • Notion oder ClickUp: Nutze ein Dashboard für Aufgaben, Projekte und Prozesse. So hast du alles im Blick.

  • Buchhaltungstools: Automatisiere deine Buchführung mit sevDesk, lexoffice oder Debitoor, um Rechnungen, Belege und Zahlungen zentral zu verwalten.

  • Kommunikation bündeln: Verwende Tools wie Slack oder Microsoft Teams, um Nachrichten, Dateien und Aufgaben zu bündeln – statt E-Mails hin- und herzuschicken.



2️⃣ Automatisiere wiederkehrende Aufgaben


Viele Routinen lassen sich mit einfachen Automatisierungen, ganz ohne IT-Kenntnisse vereinfachen. Das spart jeden Tag Minuten, die sich schnell zu Stunden summieren.


💡 Sofort umsetzbare Tipps:


  • Rechnungen automatisch versenden: Erstelle in deinem Buchhaltungstool wiederkehrende Rechnungen für Stammkund:innen.

  • Zahlungserinnerungen automatisieren: Lass dein System automatisch Mahnungen verschicken, statt manuell nachzuhaken.

  • Terminorganisation digitalisieren: Nutze Tools wie Calendly oder Microsoft Bookings, um Kunden selbst Termine wählen zu lassen – ohne E-Mail-Pingpong.

  • Automatisierte Workflows: Mit Zapier oder Make (Integromat) kannst du verschiedene Tools miteinander verbinden – z. B. Rechnungen automatisch in Google Drive ablegen oder E-Mails als Aufgaben in Asana erstellen lassen.



3️⃣ Hole dir professionelle Unterstützung im Backoffice


Nicht alles musst (oder solltest) du selbst erledigen. Ein professioneller Backoffice-Service übernimmt administrative Aufgaben zuverlässig, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.


💡 Sofort umsetzbare Tipps:


  • Priorisiere: Liste alle administrativen Aufgaben der letzten zwei Wochen auf und markiere jene, die du abgeben kannst.

  • Delegiere an Profis: Übertrage Buchhaltungsvorbereitung, E-Mail-Management oder Dokumentenorganisation an ein erfahrenes Backoffice-Team.

  • Starte direkt: Gib zuerst die Aufgaben ab, die dich am meisten bremsen – du wirst den Unterschied sofort spüren.


 
 
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